Simplificación de trámites – Proceso de compraventa

El proceso de transferencia de dominio de un bien inmueble se puede realizar por compraventa, donación, herencia, adjudicación, entre otros. Uno de los problemas más recurrentes en Ecuador al realizar una transferencia de dominio de inmuebles, en especial cuando se trata de compraventa, es la excesiva demora y complejidad de trámites que el ciudadano debe enfrentar, debido a la cantidad de pasos y procesos que se requieren y generan desgaste innecesario para las partes intervinientes.

Para efectos de este análisis, nos enfocamos en la compraventa, que inicia con un acuerdo entre las partes sobre elementos esenciales: identificación de lo que se va a comprar, precio y forma de pago. En algunos casos se suscribe una promesa de compraventa, el comprador paga un anticipo y se establece el plazo para la celebración de la venta definitiva. En caso de incumplimiento por alguna de las partes, se permite la terminación del contrato con el reconocimiento de una multa.

Para la compraventa definitiva, el proceso supone la redacción de la minuta por parte de un abogado que incluye los elementos esenciales del contrato, la preparación de documentos habilitantes. Todo esto previo al ingreso a la unidad del Municipio correspondiente para la generación de valores de transferencia, que incluyen impuestos municipales y otros del Consejo Provincial. Con ello, se procede a la firma y cierre de la escritura ante notario público, y, por último, la inscripción en el registro correspondiente.

Cada parte del proceso engloba dificultades. Por ejemplo, en la preparación de documentos previos a iniciar el proceso de compraventa se exige la obtención del certificado de hipotecas y gravámenes expedido por el registro de la propiedad correspondiente a cada cantón. Aquí aparecen las dificultades, pues en pocos cantones del país se ha logrado procesos de modernización y eficiencia en la expedición de estos certificados.

Desafortunadamente, la regla general es que para la obtención de estos certificados se requiere entre cinco y siete días, generando desde el inicio demoras excesivas cuando existe la posibilidad de que los certificados sean sustituidos en formularios de forma declarativa. Esto quiere decir que se presume que los comparecientes -esperando eso sí, que los certificados estén sujetos a consultas online siguiendo la iniciativa de gobierno abierto- están iniciando un proceso de transferencia de dominio de buena fe cuya culminación estará sujeta a comprobación en el sistema registral.

El problema principal yace en el hecho de que las entidades que intervienen en el proceso de compraventa: catastro, registro de la propiedad y dirección tributaria, no tienen interconectados sus sistemas. Cada uno maneja su propio lenguaje y no tienen sinergias para validar los datos que se contienen en cada caso. Esto significa que el catastro puede tener cierta información de un predio del cantón, que no concuerda con la información histórica del predio en el registro de la propiedad; y en la dirección tributaria o financiera pueden computarse los valores a pagar por la transferencia de dominio bajo su propio sistema.

La principal recomendación es que estos sistemas estén conectados y se pueda validar información entre ellos. Puede sonar complicado, sin embargo, a través de blockchain se darían soluciones que activen un proceso tras otro, dando así a los usuarios finales un resultado más rápido en tiempos, y certero en información.

Otro de los elementos sustanciales para generar mayor celeridad y simplificación en los trámites es mediante la eliminación de subtrámites.

¿Qué quiere decir esto? Solicitar una serie de documentos llamados “habilitantes”, cuando la misma ley de eficiencia de trámites exige que las entidades que tengan acceso a una base de documentos no tengan que solicitarlos a los ciudadanos. Para iniciar con el proceso de transferencia de dominio, tanto las notarías como los diferentes registros de la propiedad en Ecuador, solicitan documentos que se encuentran disponibles en línea o en sus bases de datos de acceso directo.

Uno de los primeros elementos que debemos propiciar es eliminar papeles de manera innecesaria, incluso por un carácter ambiental, idealmente se deben eliminar requisitos que se encuentran al alcance de las instituciones públicas. Otra forma de simplificación de trámites, en este caso de transferencia de dominio, es centralizar los controles en los procesos, evitando que el ciudadano se traslade innecesariamente a diferentes dependencias.

¿Cómo lograr evitar un exceso de controles en el proceso y eliminar dependencias que complican el proceso? La respuesta puede parecer más sencilla que su misma aplicación, pero depende de la voluntad de la administración pública. Esto es, si para ingresar trámites de transferencia de dominio, en específico la compraventa, se requiere:

1) acercarse a “sellar” la minuta en la notaría donde se realizará la compraventa; 2) acercarse a la ventanilla del municipio encargada de la revisión catastral; 3) regresar a la notaría correspondiente para la suscripción del contrato de compraventa, y, 4) con todos los documentos y pagos -inclusive el pago a la prefectura provincial, que si no se lo puede hacer en línea hay que ir a una tercera dependencia- se procede a ingresar al registro de la propiedad para la inscripción de la escritura de compraventa.

Esto genera un desgaste en los ciudadanos y en el aparato público. Se podría generar una ventanilla única en la cual se tramite todo lo concerniente al proceso de compraventa, centralizando en un ´back-office` todos los documentos necesarios para perfeccionar el proceso de transferencia de dominio, esperando que en un futuro cercano todo el proceso se lo pueda realizar de manera digital.

Mientras la brecha digital y la evolución en los procesos al alcance de los ciudadanos se va estrechando, sí podemos realizar esfuerzos para simplificar los procesos existentes. El Gobierno Nacional, por ejemplo, podría promover la generación de un sistema que sirva a municipios con la finalidad de implementar sistemas interconectados de catastro, direcciones tributario-financieras, y registros de la propiedad para todos los cantones del país, sin restringir las necesidades propias de cada ciudad, pero sí generando mayor transparencia en el manejo de procesos de transferencia de dominio. Éstos deberían ya estar digitalizados, con información compartida y precisa.

Es momento de dar un paso adelante y entender que el uso de la tecnología, junto con la correcta distribución de recursos, como es centralizar en una ventanilla única y fortalecer el sistema de back-office de procesos, permitirá que sean más rápidos y con un margen de error mucho menor. Este tipo de simplificaciones finalmente generarán menos trabas a promotores inmobiliarios y a compradores, se dinamizará la economía, se reducirán gastos en el aparato público, y se generará mayor transparencia en todos los procesos.

Desafortunadamente, la complejidad en trámites trae como consecuencia inmediata que los países y ciudades se vuelvan menos competitivos, como es nuestro caso. Uno de los sectores económicos más afectados es el de la construcción, y por consiguiente afecta negativamente los subsectores que dependen de este, que son, además, fuente de generación de empleo. Los correctivos son de urgente atención.

Santiago Albán