1. INTRODUCCIÓN
En LEGALPARTNERS ECUADOR S.A.S. (HEKA) y LEGISLACION INDEXADA SISTEMATICA LEXIS S.A. (en adelante, HEKA- LEXIS S.A.), nos esforzamos por proteger utilizar sus datos personales para las finalidades descritas en esta Política de Privacidad. Por ello, proporcionamos esta información a todos nuestros usuarios e interesados para explicar cómo tratamos sus datos personales y cumplir con la normativa vigente en Ecuador: la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP), entrada en vigor el 26 de mayo de 2021.
Esta Política de Privacidad regula el tratamiento de los datos que CLARA I.A. lleva a cabo a través del sitio web https://storagelexis.z20.web.core.windows.net/ denominado como la Plataforma Clara o servicios asociados que se describen a continuación.
Recomendamos a los usuarios que revisen detenidamente esta política antes de hacer uso del CLARA I.A. o proporcionar cualquier dato personal.
2. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE TUS DATOS PERSONALES
HEKA- LEXIS S.A. serán los Responsables del Tratamiento de tus datos personales. A continuación, te proporcionamos los datos de contacto:
| RUC | Dirección | Correo electrónico | |
| HEKA | 1792927722001 | AV. PAUL RIVET Y JOSE ORTON | soporteclara@heka.com.ec |
| LEXIS S.A | 1790859177001 | LUIS MIDEROS ALMEIDA Y AV. DE LOS ESTABLOS | pdp@lexis.com.ec |
3. Requisitos básicos para compartir tus datos con nosotros
3.1 Edad mínima: Para brindarnos tus datos personales a través de CLARA I.A, debes tener al menos 18 años. Nuestros servicios están orientados exclusivamente a personas que hayan cumplido la mayoría de edad.
3.2 Exactitud y propiedad de los datos: La información que nos facilites debe ser veraz, completa y actualizada. Si algún dato cambia o es incorrecto, te comprometes a corregirlo y mantenernos informados. Recuerda que eres responsable de la fiabilidad y precisión de la información que compartes con nosotros.
4. TIPOS DE TRATAMIENTOS Y SUS CARACTERÍSTICAS NORMATIVAS
En esta sección, te explicamos de manera clara y transparente cómo gestionamos tu información de carácter personal cuando interactúas con la Plataforma Clara IA. Abordaremos los principales aspectos relacionados con la protección de tus datos y el tratamiento que realizamos en diferentes situaciones en las que tratamos tus datos personales, tales como:
Cuando te pones en contacto con nosotros a través de nuestros canales de atención (formulario de contacto, chat, correo electrónico).
Cuando te suscribes a nuestra newsletter y otras comunicaciones comerciales.
Cuando te registras en nuestra plataforma CLARA o contratas nuestros servicios.
Cuando interactúas con nuestras cuentas en plataformas sociales.
Cuando empleamos herramientas de IA para optimizar nuestros servicios.
A continuación, te ofrecemos una explicación detallada sobre cómo utilizamos tus datos personales para las distintas finalidades de tratamiento que hemos resumido previamente. Te indicamos qué tipo de datos recopilamos, las finalidades específicas para las que los tratamos, las bases legales que sustentan cada tratamiento y el tiempo durante el cual conservamos tu información. Nuestro objetivo es garantizar la transparencia y el respeto a tus derechos en todo momento.
4.1 Cuando te pones en contacto con nosotros a través de nuestros canales de atención (formulario de contacto, chat, correo electrónico):
¿Cómo recogemos tus datos personales?
A través del formulario de contacto disponible en CLARA I.A.
Por medio del WhatsApp atendido por un asesor comercial.
Mediante correos electrónicos enviados a nuestras direcciones oficiales.
Cuando solicites una Demo de prueba del servicio.
¿Qué tipo de datos personales recopilamos?
Recopilamos datos identificativos y de contacto, como tu nombre, dirección de correo electrónico, usuario, datos de facturación, además de cualquier dato adicional que decidas incluir en tus comunicaciones con nosotros. Si es necesario para atender tu solicitud, podríamos solicitarte más información mínima necesaria para atenderte de manera adecuada.
¿Cuáles son las finalidades de tratamiento de los datos personales?
Responder a tus consultas. Utilizamos tus datos principalmente para responder a las solicitudes que nos envías, aclarar tus dudas o proporcionarte la información que hayas solicitado. En algunos casos, también realizamos un seguimiento para asegurarnos de que tu consulta ha sido correctamente gestionada.
Optimizar el servicio de atención al cliente. La información derivada de tus preguntas y de la atención recibida nos ayuda a mejorar continuamente nuestro servicio de atención al cliente. En ocasiones, después de haberte atendido, te enviaremos una encuesta voluntaria para saber si quedaste satisfecho con el servicio recibido.
Análisis y mejora continua. La información recopilada se anonimiza una vez cumplidos los tiempos legales de conservación y se usa para analizar las preguntas más frecuentes, optimizar el sistema de chat, generar preguntas frecuentes o para estudios estadísticos. Esto nos permite mejorar el servicio sin vincular los datos a personas específicas.
¿Cuáles son las bases legitimadoras para el tratamiento de los datos personales?
Consentimiento. Tratamos tus datos personales bajo tu consentimiento cuando decides ponerte en contacto con nosotros a través de cualquiera de los medios disponibles para solicitar información o realizar consultas. De igual forma, tu participación en encuestas de satisfacción se basa en el consentimiento voluntario.
Interés legítimo. Anonimizar tus datos personales y utilizarlos para mejorar el servicio de atención al cliente responde a nuestro interés legítimo de optimizar los procesos para el beneficio tanto de los usuarios como de nuestro equipo. Este tratamiento se ha sometido a una evaluación exhaustiva para garantizar su compatibilidad con tus derechos.
En cualquier momento, podrás ejercer tus derechos, de acuerdo con lo establecido en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y su Reglamento, contactándonos directamente a través del correo electrónico: privacidad@heka.com.ec
¿Por cuánto tiempo conservamos tus datos personales?
Conservaremos tu información personal durante el tiempo necesario para gestionar tus consultas y solicitudes. Después de resolverlas, mantendremos los datos bloqueados durante el tiempo que sea necesario según la legislación vigente, a fin de responder a posibles responsabilidades legales. Posteriormente, la información será anonimizada y solo se utilizará para fines estadísticos, de manera que no pueda vincularse a usuarios individuales.
4.2 Cuando te suscribes a nuestra newsletter y otras comunicaciones comerciales:
¿Cómo recogemos tus datos personales?
A través del formulario de suscripción a nuestra newsletter o boletín informativo.
También podemos utilizar los datos derivados de la relación contractual entre las partes, en caso de que hayas adquirido o contratado alguno de nuestros productos o servicios.
¿Qué datos personales recopilamos?
Datos identificativos y contacto: Cuando te inscribes para recibir nuestro boletín de noticias o cualquier otra comunicación comercial, utilizamos la información que has proporcionado en el formulario de suscripción, como nombre, apellido, dirección de correo electrónico. Si ya eres usuario de nuestra plataforma CLARA, ya sea por contratar un servicio o por usar la versión demo gratuita temporal, utilizaremos el correo electrónico vinculado a esa relación contractual o precontractual.
¿Cuál es la finalidad de tratamiento de los datos personales?
Envío de boletines y comunicaciones comerciales: Usamos tus datos personales para enviarte, por parte nuestra y de terceros, y por medios electrónicos, nuestra newsletter y otras comunicaciones comerciales relacionadas con nuestros productos, servicios y/o actividades propias o de nuestros aliados comerciales y estratégicos. Estos envíos te mantendrán al tanto de las novedades, actualizaciones y promociones vinculadas a nuestros servicios y beneficios de las alianzas corporativas.
¿Cuáles son las bases legitimadoras para el tratamiento de los datos personales?
El tratamiento de tus datos para el envío de comunicaciones comerciales se realiza sobre dos bases legitimadoras:
Consentimiento: Si te suscribes a nuestro boletín a través del formulario correspondiente, tratamos tus datos basándonos en el consentimiento que otorgas de manera voluntaria al inscribirte.
Interés legítimo: En caso de que ya seas cliente de nuestros productos o servicios, o hayas utilizado nuestra versión gratuita, trataremos tus datos en función de nuestro interés legítimo, dado que existe una relación contractual previa entre ambas partes.
En cualquier momento, podrás darte de baja de nuestras comunicaciones comerciales utilizando el enlace proporcionado en cada correo electrónico o contactándonos directamente a través del correo electrónico: privacidad@heka.com.ec
¿Por cuánto tiempo conservamos tus datos personales?
Si el envío de comunicaciones comerciales se basa en tu consentimiento, conservaremos tu información mientras sigas dado/a de alta en nuestra lista de distribución. Si decides darte de baja, los datos se mantendrán bloqueados durante el plazo legalmente establecido, con el fin de atender posibles responsabilidades legales.
Si tratamos tus datos en el contexto de una relación contractual, los conservaremos mientras esta relación esté vigente. Una vez finalizada, los datos permanecerán bloqueados durante los plazos exigidos por la normativa para cumplir con nuestras obligaciones legales.
4.3. Registro como usuario en nuestra plataforma CLARA IA y contratación de servicios.
¿Cómo recopilamos tus datos personales?
Recopilamos tus datos a través de diversas vías, como:
Por llamada telefónica por parte de nuestros asesores comerciales.
Formulario de registro manual donde ingresas tu información directamente en CLARA I.A.
Correo electrónico.
Por mensajería instantánea (ej. WhatsApp) por parte de nuestros asesores comerciales.
¿Qué datos personales recopilamos?
Al crear tu cuenta en CLARA I.A., te solicitamos datos de identificación (nombre y apellidos), información de contacto (teléfono, correo electrónico), una contraseña, tu profesión.
Durante el proceso de registro, te solicitaremos información sobre tu profesión y el lugar donde trabajas. En algunos casos, si representas a una empresa, recopilaremos datos de contacto adicionales de esa compañía (como nombre del representante legal, correo electrónico institucional y cargo).
Al usar nuestra plataforma CLARA I.A., recopilamos información sobre cómo interactúas con el servicio: historial de navegación, configuraciones de tu cuenta, entre otros. También registramos datos del dispositivo que usas, como la dirección IP y cookies.
¿Cuál es la finalidad de tratamiento de los datos personales?
Gestionar tu cuenta y servicios contratados: Utilizamos tus datos para identificarte como usuario registrado y proporcionarte acceso a las funcionalidades de nuestra plataforma CLARA I.A. Esto incluye la gestión de tus preferencias y datos personales, como tus direcciones de facturación.
Comunicación sobre actualizaciones y asuntos administrativos: Nos pondremos en contacto contigo para informarte sobre cambios en los términos y condiciones, actualizaciones de seguridad y otras cuestiones necesarias para el mantenimiento de tu cuenta.
Gestión de relaciones contractuales: Trataremos tus datos para gestionar el contrato entre ambas partes. Esto incluye tareas administrativas, como la gestión de pagos, atención a dudas o incidencias, y cualquier actividad relacionada con la ejecución del servicio.
Recomendaciones personalizadas de contenido: Te enviaremos recomendaciones sobre contenidos relevantes basados en tus intereses y áreas de preferencia.
Mejora continua del servicio: Utilizamos encuestas voluntarias y datos de uso anonimizados para evaluar y desarrollar nuevas funcionalidades, así como para optimizar nuestro servicio, mejorar la experiencia de usuario y ajustar las recomendaciones.
Prevención de actividades ilícitas: Tratamos tus datos para detectar y prevenir abusos en la plataforma CLARA I.A, como fraudes, acceso no autorizado, spam, y cualquier otra actividad que ponga en riesgo la integridad del servicio o sea contraria a nuestras condiciones de uso. También respondemos a posibles denuncias de infracción de derechos de propiedad intelectual o violaciones de privacidad.
¿Cuáles son las bases legitimadoras para tratar los datos personales?
Ejecución del contrato: El tratamiento de tus datos es necesario para ejecutar el contrato entre ambas partes, brindándote acceso a nuestros servicios conforme a los Términos y Condiciones. Esto cubre la mayoría de las finalidades descritas, como la gestión de tu cuenta, el acceso a los servicios, y la gestión de pagos y contrataciones.
Interés legítimo: El tratamiento de datos para mejorar nuestro servicio y prevenir actividades ilícitas se basa en nuestro interés legítimo de garantizar la calidad y seguridad de nuestra plataforma CLARA I.A.
Consentimiento: Algunos datos opcionales que introduces voluntariamente se procesan en base a tu consentimiento. También se aplica a las recomendaciones personalizadas y a las comunicaciones comerciales electrónicas, conforme se describe en el apartado 4.2.
En cualquier momento, podrás ejercer tus derechos, de acuerdo con lo establecido en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y su Reglamento, contactándonos directamente a través del correo electrónico: privacidad@heka.com.ec
¿Es obligatorio proporcionar tus datos personales?
Sí, los datos solicitados son necesarios para cumplir con las finalidades descritas. Si no los proporcionas, no podremos ejecutar el contrato ni realizar las gestiones administrativas relacionadas.
¿Por cuánto tiempo conservamos tus datos personales?
Tus datos personales se conservarán mientras mantengas activa tu cuenta en nuestra plataforma CLARA I.A y se mantenga vigente la relación contractual.
Los datos de uso se mantendrán mientras tu cuenta esté activa. Una vez canceles tu cuenta, estos datos serán anonimizados.
Cuando decidas dar de baja tu cuenta o cancelar los servicios, bloquearemos tu información durante los plazos exigidos por ley para atender posibles responsabilidades. Posteriormente, los datos serán eliminados de manera definitiva.
4.4. Perfiles de Nuestra Empresa en Redes Sociales
Nuestras empresas mantienen perfiles activos en las principales redes sociales como Facebook, Twitter y LinkedIn.
Cuando decides seguir nuestras cuentas en estas plataformas, el manejo de tus datos estará regido por las políticas de uso y privacidad que cada red social tiene establecidas, las cuales aceptas al crear tu cuenta.
Nuestro objetivo al gestionar nuestra presencia en estas redes es mantenerte actualizado sobre nuestras actividades, lanzamientos de productos y servicios, así como cualquier otra finalidad que las políticas de dichas plataformas permitan.
Es importante que sepas que no controlamos cómo las redes sociales recogen ni procesan tu información. Te sugerimos que revises las políticas de privacidad de estas plataformas para entender mejor cómo se gestionan tus datos y cuál es el propósito de dicha recolección.
4.5 Uso de Inteligencia Artificial
La Plataforma Clara IA utiliza tecnología de inteligencia artificial (IA), diseñada exclusivamente para fines de investigación normativa. Clara proporciona respuestas que tienen un carácter informativo y general, asegurando que la información sea accesible y relevante para los usuarios.
Clara IA no está diseñada para entregar un criterio legal. HEKA- LEXIS S.A no se responsabiliza sobre las consecuencias del uso de la información provista por Clara I.A., por cuanto es responsabilidad del usuario acceder a un abogado acreditado para recibir asesoría jurídica.
Es importante resaltar que la IA no almacena datos personales de los usuarios. Las respuestas de Clara IA están limitadas a la normativa vigente publicada en el Registro Oficial del Ecuador, y se actualizan hasta la fecha de la última revisión, asegurando así la fiabilidad de la información proporcionada.
CLARA I.A. sigue un enfoque modular en el que las actualizaciones y mejoras de OpenAI, que es la IA primaria, se integran en CLARA IA. OpenAI actúa como el sistema central que gestiona y distribuye actualizaciones de modelos de lenguaje, algoritmos y datos. A través de su implementación en Azure, CLARA IA recibe estas mejoras de manera eficiente y sin interrupciones, garantizando el cumplimiento de altos estándares en seguridad de la información y protección de datos.
Gracias a la infraestructura de Azure, se incorporan medidas avanzadas de cifrado, control de accesos y cumplimiento normativo para asegurar que la integración de nuevas funcionalidades se realice de manera segura y alineada con los marcos regulatorios aplicables. De esta manera, CLARA IA no solo mantiene su rendimiento y precisión, sino que también refuerza la confidencialidad e integridad de la información procesada.
A través de CLARA IA, las preguntas que realices no serán accesibles para nosotros, a menos que inicies una conversación mediante el chat en vivo dentro de esa interacción. En ese caso, solo se podrá acceder a la información compartida durante esa conversación específica con el único propósito de brindarte la asistencia necesaria. Esto garantiza que tu privacidad y datos permanezcan protegidos en todo momento.
5.- COMUNICACIÓN DE TUS DATOS PERSONALES
En términos generales, desde CLARA I.A., te detallamos las circunstancias en las que podemos comunicar tus datos por el uso de la Plataforma:
Empresas del Grupo: La información que recopilamos a través de CLARA I.A puede ser gestionada por otras entidades dentro del grupo que brindan servicios. Esto ocurre a menos que solicitemos tu consentimiento para un tratamiento específico. En este sentido, las empresas que forman parte de nuestro grupo actúan como encargadas del tratamiento de tus datos, lo que implica la existencia de un contrato formal que regula esta relación.
Proveedores de Servicios: Para poder ofrecerte el servicio que esperas, trabajamos con proveedores que son esenciales para nuestras operaciones, como empresas de hosting y del desarrollo de la IA. Estas entidades están obligadas por acuerdos de confidencialidad a tratar tus datos únicamente conforme a nuestras instrucciones, sin emplearlos para fines ajenos a los servicios que nos prestan.
Autoridades Públicas: En cumplimiento de las obligaciones legales, podríamos estar obligados a revelar tus datos a las autoridades competentes. Esto puede ocurrir, por ejemplo, para prevenir o investigar abusos de nuestros servicios o actividades fraudulentas. En tales casos, tus datos personales serían conservados y proporcionados a las autoridades administrativas o judiciales, cuando así lo requieran.
Operaciones Societarias: En situaciones como fusiones, adquisiciones o ventas que involucren a terceros, tenemos la facultad de compartir, divulgar o transferir la información de los usuarios a la entidad sucesora, incluso en etapas preliminares a dichas transacciones.
Datos Agregados o Anonimizados: También podemos compartir información que ha sido agregada o anonimizada, es decir, que no puede ser asociada a una persona específica. Esta información se puede utilizar para diversos propósitos.
Socios estratégicos: También compartimos información con socios estratégicos, quienes pueden enviarte publicidad sobre sus servicios, así como cotizaciones, propuestas de colaboración, invitaciones a eventos y oportunidades de capacitación. Esta comunicación se realizará con tu consentimiento previo y se ajustará a las normativas pertinentes. No realizamos cesiones adicionales de datos personales que no estén indicadas en esta política.
6.- Transferencias Internacionales
Debido a la infraestructura de alojamiento de nuestra plataforma CLARA IA, es posible que se realicen transferencias internacionales de datos, las cuales pueden incluir información personal de los usuarios.
CLARA I.A. se compromete a cumplir estrictamente con los más altos estándares en materia de seguridad de la información y toda la normativa de protección de datos aplicables, incluyendo el Ley Orgánica de Protección de datos Personales, su reglamento y toda normativa conexa que se emita en materia de protección de datos. Por lo tanto, aseguramos que cualquier transferencia internacional de datos se realice conforme a los más altos estándares legales y bajo mecanismos de protección adecuados.
7.- Ejercicio de derechos de los titulares de datos personales
Si eres usuario de nuestros servicios, titular o interesado, puedes ejercer tus derechos de protección de datos tales como el acceso, la rectificación, la eliminación, la suspensión del tratamiento y la portabilidad en los casos que apliquen a través de nuestros correos: soporteclara@heka.com.ec
Retirar el Consentimiento: Puedes revocar tu consentimiento para el tratamiento de datos en cualquier momento, sin afectar la legalidad previa.
Derecho de Acceso: Tienes derecho a conocer qué datos se están tratando, su origen, destinatarios, finalidades y duración.
Derecho de Rectificación: Puedes solicitar la corrección de tus datos personales o completarlos si están incompletos.
Derecho de Eliminación: Puedes pedir la eliminación de tus datos si ya no son necesarios o no estás autorizado para tratarlos.
Derecho a la Portabilidad: Puedes solicitar tus datos en un formato estructurado y enviarlos a otra entidad si el tratamiento se basa en tu consentimiento o un contrato, cuando aplique.
Limitación del Tratamiento: Puedes restringir el tratamiento de tus datos en ciertas circunstancias, como durante la verificación de su exactitud.
Derecho de Oposición: Puedes oponerte en cualquier momento al tratamiento de tus datos basado en nuestro interés legítimo, así como a las comunicaciones comerciales.
8. Seguridad y confidencialidad de su información de carácter personal
Hemos implementado medidas de seguridad para salvaguardar y ayudar a prevenir el acceso no autorizado, mantener la seguridad de la información y usar correctamente la información personal recopilada a través de los servicios.
Tomamos, y forzamos a terceros a tomar precauciones razonables para proteger su información personal contra pérdida, mal uso, divulgación no autorizada, alteración y destrucción. Sin embargo, recuerde que no se puede garantizar que la transmisión de datos a través de Internet o de cualquier red inalámbrica sea 100% segura. Como resultado, aunque nos esforzamos por proteger su información, no podemos garantizar la seguridad de su información y no asumimos ninguna responsabilidad por el uso no autorizado o el acceso a su información que está bajo nuestro control.
Cuando utilizamos a terceros para que nos ayuden a procesar su información personal o la información de su tarjeta de crédito, tomamos medidas razonables para exigir que cumplan con esta Política de Privacidad y encripten su información personal (incluida cualquier información de tarjetas de crédito).
Si hay una violación de la seguridad que afecte a su información personal, incluida la información de su tarjeta de crédito, desde nuestros servicios le informaremos de inmediato, de acuerdo con las regulaciones locales relacionadas con las violaciones de información, y tomaremos medidas comercialmente razonables para rectificar dicha violación de seguridad.
9. Cambios en Esta Política
CLARA I.A. se reserva el derecho de actualizar y modificar su política de privacidad en cualquier momento. Esto puede suceder especialmente cuando existen actualizaciones en nuestro sistema; en respuesta a cambios en la legislación, decisiones judiciales o nuevas interpretaciones de la normativa por parte de la Superintendencia de Protección de Datos Personales.
Si se realiza un cambio significativo en cómo se tratan tus datos, te informaremos con anticipación a través de un aviso en CLARA I.A. o por correo electrónico. Te recomendamos revisar esta política periódicamente para mantenerte al tanto de cómo manejamos y protegemos tus datos personales y de los derechos que te corresponden.
Esta política fue actualizada por última vez en enero de 2025.
