Normas generales aplicables al control de las obligaciones del empleador y los procedimientos de inspección

El Ministerio del Trabajo, por medio del Acuerdo Ministerial No. MDT-2023-140 emitido el 14 de noviembre de 2023, ha introducido importantes modificaciones en las normas generales que rigen el control de las obligaciones del empleador y los procedimientos de inspección laboral. Se destacan diversas disposiciones, entre las cuales se incluyen nuevas reglas para las inspecciones, reforzando así la capacidad del Ministerio para garantizar el cumplimiento de las obligaciones por parte de los empleadores. Este acuerdo marca un hito al establecer pautas actualizadas y claras, de los procedimientos de inspección y sus respectivas multas.

TITULO I: De las Generalidades

1. Uso del Sistema Único del Trabajo (SUT): Los empleadores deben registrarse en la plataforma digital del Ministerio del Trabajo, comprometiéndose a suscribir el acuerdo de uso de medios electrónicos. Además, deben mantener actualizada la información en el sistema. Por otra parte, es responsabilidad del empleador de conservar los datos proporcionados por los trabajadores recae en el empleador. Estos datos pueden almacenarse en repositorios digitales, equiparando su validez a la de documentos físicos según la ley.
2. Registro Obligatorio: Los empleadores deben llevar un registro obligatorio de todos los trabajadores activos en la plataforma designada por el Ministerio del Trabajo. La relación laboral inicia con un contrato escrito o verbal. Los contratos de trabajo deben registrarse en un plazo de quince (15) días a partir del ingreso del trabajador, siguiendo las pautas del artículo 42 numeral 7 del Código del Trabajo.

TITULO II: De la Decimotercera y Decimocuarta Remuneración, Utilidades, Actas de Finiquito y Reglamento Interno de Trabajo

1. Acumulación de décimos: Para acumular la decimotercera y decimocuarta remuneración, los trabajadores deberán presentar una solicitud por escrito a los empleadores en los primeros (15) días de enero de cada año.

En caso de que el trabajador inicie su relación laboral, deberá comunicar por escrito la forma de pago de los décimos en un plazo máximo de (15) días a partir de su fecha de inicio en el empleo.

2. Del registro del pago: El registro de pago de la décimo tercera y cuarta remuneración se realizará de acuerdo al noveno dígito del RUC o cédula.

Decimotercero aplicable a todas las regiones del Ecuador.

Decimocuarto en las regiones Costa e Insular:

Decimocuarto en las regiones Sierra y Amazonia:

Registro del pago de utilidades: La liquidación de utilidades deberá realizarse hasta el 31 de marzo de cada año. El pago deberá realizarse hasta dentro del término de los 15 días posteriores a la liquidación de utilidades.

Por su parte la fecha del registro de pago debe ser realizada de acuerdo con el siguiente cuadro:

3. Registro de las actas de finiquito: El acta de finiquito deberá estar suscrita, y deberá ser registrada dentro de un plazo máximo de 30 días, que deberá ser contado con desde la fecha de terminación laboral. En caso de que el trabajador se niegue a recibir el pago de su liquidación, el empleador deberá consignar el valor dentro del término de 15 días que serán contados a partir del vencimiento del plazo de 30 días.
4. Registro de Reglamento Interno de Trabajo: Los empleadores que cuenten con más de 10 trabajadores, deberán elaborar y registrar el Reglamento Interno de Trabajo. Desde la fecha en que el empleador cuente con más de diez trabajadores, tendrá un plazo de 30 días para el registro del Reglamento.

TÍTULO III: Inspecciones, sanciones y multas

1. Inspecciones: Existen dos tipos de inspecciones, integrales y focalizadas. Las inspecciones integrales tienen como asegurar que se respeten en su totalidad los derechos laborales del trabajador o trabajadores. Por su parte, las focalizadas tienen como objeto comprobar el cumplimiento de uno o varios derechos particulares, abordando aspectos específicos como los derechos laborales de sectores o grupos prioritarios, entre los cuales se encuentran el trabajo infantil y la inclusión laboral de personas con discapacidad, entre otros. Por último, las inspecciones podrán ser realizadas de forma electrónica o en campo.
2. Sanciones: Las sanciones se dividen en 3 tipos: Leves, graves, o muy graves.

Sanciones especiales: Se estipulan como sanciones especiales las siguientes:

Monto máximo de sanciones: Se pueden verificar una serie de incumplimientos del empleador, sin embargo, la multa en su conjunto no podrá exceder de 20 SBU.

Reincidencia de incumplimientos: Se considera reincidencia cuando se repite el mismo incumplimiento en dos inspecciones diferentes, con un lapso de al menos treinta días y no más de un año calendario. Las multas establecidas en los cuadros por incumplimientos de obligaciones laborales pueden duplicarse, llegando al doble de la sanción original por reincidir en el incumplimiento.