Sin lugar a duda la “nueva normalidad” producto de la pandemia ocasionada por el Covid-19, ha sido el pretexto necesario para modernizar procesos a través de herramientas telemáticas. En la Ley Orgánica Reformatoria del Código Orgánico de la Función Judicial que a su vez reforma el Código Orgánico General de Procesos, publicada en diciembre se aprobó la opción de realizar citaciones, a través de correo electrónico.

Hasta el momento, la citación, acto por el cual se otorga conocimiento al demandado del contenido de la demanda o de la petición de una diligencia preparatoria y de las providencias recaídas en ellas, estaba estructurada para que se realice i) en forma personal, ii) mediante boletas; y iii) a través del medio de comunicación ordenado por la o el juzgador (es decir, por la prensa).

Citación Telemática

Esta reforma al COGEP, establece que la citación se realizará i) en forma personal, ii) mediante boleta, iii) de forma telemática bajo la consecución de ciertas reglas; y iv) por la prensa.

Para ello, a través de la modificación del artículo 55, se agrega que, de no ser fructífera la citación por boletas previo a citar por la prensa, se le podrá citar al demandado de forma telemática por boletas (correo electrónico) bajo las siguientes reglas:

1. Personas Naturales

A las personas naturales se les debe notificar en el buzón electrónico ciudadano[1]

El buzón electrónico ciudadano tendrá como objeto la entrega, recepción o envío de comunicaciones y documentos oficiales en trámites y procedimientos administrativos, así como procesos judiciales, con el fin de ejercer sus derechos y cumplir sus obligaciones de conformidad con la ley.

A partir del año 2024, todas las personas mayores de edad y menores de 65 años deberán abrir y utilizar el buzón electrónico ciudadano, mientras tanto está claro que será un proceso paulatino, y que no todas las personas contarán con el mismo.

Sin embargo, hasta que se ejecute una efectiva implementación de dicho buzón por toda la ciudadanía y aceptación de esta en su apertura, resultará imprescindible verificar por parte del actor, que el demandado, en efecto, cuente con un buzón electrónico ciudadano caso contrario tampoco se podrá generar una citación por vía telemática.

2. Personas naturales o jurídicas, cuando en un contrato conste la aceptación clara y expresa para ser citados telemáticamente y la dirección de correo electrónico correspondiente.

Dentro de cualquier acto jurídico instrumentalizado mediante un contrato, corresponderá incluir de manera obligatoria un apartado en el que las partes expresamente acepten ser citados y/o notificados mediante correo electrónico, por cualquier circunstancia sobrevenida a dicho acto.

3. Personas jurídicas sometidas al control de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros; Superintendencia de Bancos; y, Superintendencia de Economía Popular y Solidaria, a través del correo electrónico que se encuentre registrado en el ente de control.

Uno de los inconvenientes que puede surgir en este apartado, es que las personas jurídicas no mantengan actualizado el correo electrónico registrado en el ente de control, o que dentro de un actuar malicioso, las direcciones de correo electrónico puedan ser modificadas de manera constante para evitar ser notificados o citados.

Por otro lado, se especifica que la citación telemática debe realizarse “en tres días distintos, desde la cuenta institucional del actuario de la judicatura”, es decir por parte del juez, adjuntado la documentación que respalde dicho acto procesal.  

Así mismo se menciona que “la constancia y certificación de haberse practicado la citación telemática será agregada al expediente. Dicha constancia deberá incluir tanto los correos electrónicos enviados, así como la verificación de recepción o lectura.”

Sin embargo, cabe preguntarse cómo se hará constar la verificación de recepción o lectura, ya que la misma, podría estar sujeta a impugnación por parte del demandado, al alegar que no recibió el correo con la citación, o que por el contrario no fue citado en debida forma, acarreando incluso nulidad por falta de solemnidades sustanciales dentro de un proceso judicial.

Citación telemática a los órganos y entidades del sector público

A todos los órganos, entidades e instituciones del sector público se les citará de forma telemática a través del Sistema de Notificaciones Electrónicas (SINE)[2] administrado por la Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos.»

En este caso se introduce de manera general, obligatoria y sin excepción la citación de manera

telemática (mediante correo electrónico) a todas las entidades del Estado, lo cual, ciertamente

desde la parte práctica ahorrará tiempo a la parte actora, todo esto frente a la disposición del

Artículo 10 del COGEP, en el que  menciona: “…cuando se trate de demandas en contra del Estado, la competencia se radicará en el domicilio de la o del actor, pero la citación de la entidad pública demandada se practicará en el lugar donde tenga su sede principal.” Sin duda, la citación a instituciones del Estado será más sencilla.

Conclusiones:

Si bien existe la intención de modernizar el sistema y procesos de citación, a través de medios telemáticos, está en claro, que será un proceso paulatino y no inmediato, hasta que todas las partes generen los canales tecnológicos que permitan su efectividad.  

Por otro lado, se genera la duda, de si ante los escenarios de no poder citar al demandado de forma personal, o mediante boletas, o inclusive ante la imposibilidad de determinar el domicilio del demando, en vez de sortear estos escenarios, que a la larga generan retrasos en el proceso judicial, ¿por qué no es considerada la citación telemática, como primera opción, y de esta manera se busca dar agilidad a los procesos judiciales?

[2] En concordancia con la modificación al artículo 12 de la Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos, introducida a través de Ley Orgánica Reformatoria del Código Orgánico de la Función Judicial, publicada en el Registro Oficial, el 08 de diciembre de 2020, se da a conocer que el SINE es parte Sistema Único de Notificación y Gestión de Trámites del Estado, cuya finalidad es permitir que las personas puedan entregar, recibir o enviar comunicaciones y documentación oficial para el ejercicio de derechos y cumplimiento de obligaciones de conformidad con la ley.

Para ello, dichos órganos, entidades e instituciones del sector público, incluidos los órganos jurisdiccionales, administrativos, auxiliares y autónomos del Consejo de la Judicatura, se deberán registrar en el SINE en un plazo máximo de un mes contado a partir de entrada en vigor la Ley Orgánica Reformatoria del Código Orgánico de la Función Judicial.